O maior problema das micro e pequenas instituições é, sem dúvida, o gerenciamento e o segundo maior problema é achar que seu problema é apenas financeiro. Gastar mensalmente mais do que se ganha, não ter recursos para investir e crescer não é problema financeiro, é sim problema gerencial.
É bastante comum encontramos nestas instituições profissionais capacitados nas atividades fim e não nas atividades meio, entre elas o gerenciamento. Encontramos técnicos, que por sua excelência, foram promovidos a gerente, o que muitas vezes resulta na perda de um excelente técnico e no ganho de um péssimo gerente, pois são atividades diferentes.
Pode-se nascer com um perfil de gerente, mas não se nasce gerente. Uma das características do gerente é não ter medo de tomar decisões, pois sabe que uma decisão errada é melhor que decisão nenhuma. Ele é o responsável e como tal pode partilhar a tomada de decisão, mas nunca o ônus desta decisão.
Estrutura de poder existe em todos os lugares e este poder aparece em uma instituição na forma de hierarquia. Poder não bom nem mau, o que pode ser bom ou mau é como este poder é exercido. Tudo é ruim na mão de alguém despreparado, principalmente o poder. Não adianta dividir o poder, pois enquanto o planejamento é coletivo a execução é individual.
Gerenciamento se faz primeiro com um sistema de informações eficiente e eficaz, ou seja, um sistema rápido e preciso. Quanto mais rápido recebemos a informação mais tempo temos para tomar a decisão e quanto mais precisa ela for maiores são as chances de tomarmos a decisão certa.
E depois com uma boa administração de pessoal, ou seja, colocar a pessoa certa no lugar certo. Para isto é preciso conhecer as pessoas e saber o que queremos delas. Devemos lembrar sempre que responsabilidade e autoridade andam juntas, na mesma proporção.
Existem duas maneiras de crescer em uma instituição. Uma pessoa pode se desenvolver como técnico ou como gerente. O importante é ter em mente que quanto mais se sobe na hierarquia institucional, mais a gente se afasta do trabalho técnico.
Um espírito de liderança nato não suficiente para se desempenhar um trabalho gerencial de qualidade, é preciso capacitação. O principal instrumento gerencial é o planejamento, pois é ele que nos mantém focados em nossos objetivos.
Um dos erros mais comuns ao se realizar um planejamento é a não participação de toda a instituição, afinal planejamento é uma atividade coletiva e suas decisões fruto do consenso. Este planejamento deve ser feito por grupos hierárquicos uma vez que é muito difícil chegar ao consenso com um número grande de participantes. O resultado final do planejamento estratégico é que dará os subsídios para que cada gerente elabore o plano de ação para sua área.
É fundamental a utilização de um facilitador a fim de evitar a imposição do consenso pelos hierarquicamente superiores.
O planejamento é o ponto de partida de qualquer atividade, pois é nele que determinamos onde estamos, aonde queremos chegar e como vamos chegar lá.
O Planejamento Estratégico é composto pelas 5 etapas a seguir:
1) Definição do Plano: Projetar todo o processo para ajustá-lo às circunstâncias particulares de sua instituição, suas capacidades, necessidades e recursos. A palavra chave é o equilíbrio entre qualidade, prazo, recursos e os beneficiários.
2) Definição do Contexto Estratégico: Esclarecer Valores, Missão e a Visão;
3) Análise do Ambiente Externo e Interno e Identificação e Seleção das Questões Estratégicas: Identificar os desafios que se colocam à instituição;
4) Desenvolvimento de Projetos de Estratégia de Mudança : Definir as estratégias de ação dirigidas aquelas questões estratégicas;
5) Planejar, implementar e acompanhar os projetos de mudança: Determinar metas e prazos.
Ricardo Falcão - r.falcao@terra.com.br
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